납품 통지와 검사·검수 요청 방법

물품 납품은 「갖다 놓기」로 끝나지 않습니다. 조달청 물품구매 업무처리절차는 계약자가 납품 준비를 마친 뒤 서면으로 수요기관에 통지하고, 검사·검수 요청도 납품일까지 서면으로 신청하도록 안내합니다. 시행령 제55조 제1항의 검사기간 14일은 이행 완료 사실을 통지받은 날부터 세기 때문에(2026. 6. 3. 시행), 서면 통지를 남긴 날이 이후 검사·대금 일정 전체의 출발점이 됩니다.

검사와 검수는 다른 일이다

규격이 맞아도 수량이 모자라거나 포장이 파손되면 검수에서 걸리고, 수량이 맞아도 규격이 다르면 검사에서 걸립니다. 두 단계를 모두 통과해야 수요기관이 물품을 인수하고 물품납품 및 영수증을 발급하며, 이 영수증이 대금 청구의 기본 서류가 됩니다. 시행령 제57조는 감독과 검사 직무를 원칙적으로 겸할 수 없게 하되 계약금액 3억원 이하 물품 제조계약 등은 예외로 두고 있어, 작은 계약에서는 한 담당자가 여러 역할을 맡기도 합니다.

납품부터 영수증까지 순서

1. 준비 완료
2. 서면 통지
3. 검사 요청
4. 검사
5. 검수·인수
6. 영수증

조달청 절차의 11~15단계를 그대로 줄인 순서입니다. 수요기관 자체 계약도 서류 이름은 달라도 흐름은 비슷합니다. 누가 검사하고 누구에게 청구하는지는 조달청 계약과 수요기관 직접 계약 구분에서 먼저 확인하세요.

서면 통지에 담을 내용

• 계약번호(또는 납품요구번호)와 품명·규격·수량
• 납품일(또는 납품 예정일)과 납품장소
• 검사·검수 요청 문구와 요청일
• 첨부: 납품서(거래명세), 시험성적서·인증서 등 규격서가 요구한 서류
• 연락 가능한 담당자 이름과 전화번호

형식은 기관이 정한 서식이 있으면 그것을 쓰고, 없으면 공문 형식의 문서나 전자우편으로 보내되 발송 기록이 남게 하세요. 전화로만 「내일 들어갑니다」라고 알리면 통지일을 증명하기 어렵습니다. 법 제14조 제1항은 계약의 전부 또는 일부를 이행하면 검사하도록 정하므로, 분할 납품이라면 회차마다 통지와 요청을 따로 남깁니다.

가상 예시: 금요일 오후 납품

가상 예시로, 납품기한이 11월 13일(금)인 계약에서 13일 오후에 물품을 내려놓고 통지는 다음 주 월요일에 메일로 보냈다면, 기관 입장에서는 이행 완료 통지를 월요일에 받은 것으로 볼 수 있습니다. 그러면 검사기간 14일도 월요일부터 계산되고, 납품기한 준수 여부를 두고 이견이 생길 수 있습니다. 물품을 내려놓는 날, 가능하면 그보다 먼저 서면 통지와 검사 요청을 함께 보내 두는 것이 안전합니다. 납품기한 마지막 날이 주말인 경우의 계산은 납품기한 계산 방법을 참고하세요.

현장에서 챙길 것

납품 현장에서는 인수자 서명이 있는 납품서 사본, 하차·설치 완료 사진(날짜 표시), 수량을 셀 수 있는 포장 상태 사진을 남겨 두세요. 검수 단계에서 수량이나 손상 문제가 제기됐을 때 이 기록이 가장 빠른 해결 자료가 됩니다. 시험·검사 비용과 검사 중 손상은 계약상대자 부담이므로(법 제14조 제4항), 시료가 필요한 품목은 여유분을 함께 가져가는 계획을 세우세요. 비용 부담 기준은 납품 물품 검사 비용은 누가 부담하나에 있습니다.

납품 시간도 미리 맞춰 두세요. 기관에 따라 근무시간 안에만 하역과 인수 서명이 가능할 수 있어, 늦은 오후에 도착하면 검수가 다음 근무일로 넘어갈 수 있습니다. 납품 전에 담당자에게 도착 시간과 하역 위치를 확인하고, 그 확인 내용도 서면 통지에 함께 적어 두면 현장 혼선을 줄일 수 있습니다.

자주 묻는 질문

통지서·요청서에 무엇을 적어야 할지 계약서를 보며 정리하고 싶다면 연락해 주세요. 상담 문의 방법 보기